La scheda

Come ricordato nella presentazione del progetto, per iniziare operativamente il lavoro di spoglio e di catalogazione del materiale documentario censito, oltre alla definizione di omogenei criteri di schedatura, si rendeva indispensabile predisporre una apposita scheda catalografica.
Dopo un momento di confronto, il gruppo di lavoro e il coordinatore hanno ritenuto necessario procedere alla composizione di una specifica scheda che fosse in grado di coniugare le informazioni relative all’aspetto “materiale” e tipografico del periodico, quelle attinenti ai contenuti e alla sua vita editoriale, ed infine quelle relative alla localizzazione e alla consistenza del posseduto.

La scheda si compone di 26 campi che, essenzialmente, si riferiscono a tre aree:
1)    descrizione tipografica-editoriale
2)    descrizione dei contenuti
3)    localizzazione e consistenza
A questi campi se ne aggiungono altri 4 “nascosti” (periodo storico, tipologia, parole chiave, anni di pubblicazione) utili per indicizzare le testate, e un’area “editing” e contenuti personalizzati.
Nella
prima area, di natura prevalentemente tecnico/tipografico, le notizie sono organizzate nei seguenti campi: vita periodico; titolo; sottotitolo; motto; tipografia/casa editrice; luogo di pubblicazione; sede degli organi del periodico; numero delle pagine; formato; prezzo; periodicità; esistenza di indici e sommari; presenza di cronache locali e pubblicità. Si tratta di informazioni per lo più ricavate dal colophon e dallo spoglio diretto del periodico.
La
seconda area è invece di ampiezza proporzionale alla importanza attribuita al periodico anche in relazione alla sua durata temporale. In essa sono segnalati gli organi direttivi e redazionali (direttore, direttore responsabile, gerente responsabile, comitato di redazione); i collaboratori e le firme presenti; il profilo storico/editoriale del periodico, una sorta di abstract, con la descrizione del contenuto e la segnalazione dei principali mutamenti di indirizzo, gli articoli o i contributi più significativi; un campo annotazioni dove inserire altre informazioni e notizie.
La
terza area è quella dedicata alle informazioni necessarie per localizzare fisicamente la collezione del periodico, con l’indicazione del luogo, o dei luoghi, di conservazione; la collocazione; la consistenza del posseduto; lo stato di conservazione.  
La scheda è completata dal campo “studi e bibliografia” e quello con il nominativo del compilatore.

Tabella sinottica campi della scheda

Vita periodico
Segnalazione degli estremi cronologici della durata editoriale del periodico, anno di fondazione e anno di cessazione (anche se avvenuta dopo il 1969) uniti da un trattino medio; nel caso in cui il periodico sia ancora “vivo” è stata inserita la dicitura “vivente”. Il punto e virgola segnala eventuali interruzioni temporali del periodico.
Titolo
Segnalazione del titolo del periodico; nel caso di uno o più mutamenti del titolo di uno stesso periodico entro parentesi quadre è stata segnalata la data facendo seguire il nuovo titolo, le schede degli altri titoli rinviano sempre alla scheda originaria del periodico, dove vengono indicati progressivamente tutti i titoli adottati. Nell’elenco alfabetico e nei risultati delle ricerche l’articolo determinativo, con iniziale maiuscola, è posposto alla fine del titolo.
Sottotitolo
Segnalazione del sottotitolo o complemento del titolo del periodico.
Motto
Segnalazione dell’eventuale motto, o motti, presente nell’intestazione del periodico.
Luogo di pubblicazione
Segnalazione del luogo di pubblicazione relativo alla sede dell’ente promotore o della tipografia o dell’editore.
Tipografia/Casa editrice
Segnalazione della tipografia o della casa editrice; laddove siano presenti entrambi le informazioni il nome della tipografia è stato segnalato entro parentesi tonde. Per le tipografie non aventi sede a Venezia sono state indicate, sempre tra parentesi tonde, le relative località.
Sede
Segnalazione dell’indirizzo della sede, o delle sedi, utilizzata per l’espletamento dei servizi e funzioni del periodico (direzione, redazione, amministrazione, ecc.).
Nr. di pagine
Segnalazione del numero delle pagine che compongono il periodico; se il numero delle pagine muta nel tempo è stata inserita la voce “Varie” e, tra parentesi tonde, indicata la consistenza minima e massima, ad esempio: “Varie (da 14 a 60).
Formato
Segnalazione del formato del periodico espresso in centimetri (altezza per base).
Prezzo
Segnalazione del prezzo del periodico; di norma la prima indicazione riguarda il prezzo di una singola copia (seguita, dove presente, dal prezzo di una copia arretrata), segue poi in forma abbreviata [vedi sezione Abbreviazioni] il costo delle diverse formule di associazione (abbonamento annuale, semestrale, trimestrale, mensile, sostenitore, ecc.) e di altre particolari condizioni economiche.
Periodicità
Segnalazione della periodicità della testata (quotidiana, mensile, bimestrale, annuale, ecc.); dove non è stato possibile individuarla è stata inserita la voce “Indefinita”, qualora non fosse stata rispettata la periodicità dichiarata dal periodico è stata inserita la voce “Irregolare”.
Cronache locali
Segnalazione della presenza di notizie, informazioni o specifiche rubriche dedicate alla cronaca locale cittadina.
Indici e sommari
Segnalazione della presenza di indici e sommari.
Organi direttivi
Segnalazione degli organi direttivi e responsabili del periodico (direttore, direttore responsabile, redattore responsabile, gerente responsabile, amministratore).
Organi redazionali
Segnalazione degli organi redazionali del periodico (comitato di redazione, redattore capo, segretario di redazione, redattori).
Firme e collaboratori
Segnalazione dei nominativi degli autori e collaboratori del periodico; generalmente i nominativi sono state inseriti con progressione cronologica, riportando anche gli pseudonimi, gli acronimi e le iniziali puntate.
Supplementi
Segnalazione di eventuali supplementi, numeri straordinari, fascicoli speciali.
Annotazioni
Segnalazione di ogni altra informazione utile per completare il profilo del periodico, anche recuperate da altre fonti, ad esempio: refusi e/o errori tipografici, incoerenze editoriali, tiratura, presenza di fotografie e/o illustrazioni, numero delle edizioni, sospensioni, ecc.
Reperibilità
Segnalazione delle strutture (biblioteche, fondazioni, centri di documentazione, ecc.) dove sono conservate fisicamente le copie del periodico catalogato. Di norma sono state indicate solo le biblioteche cittadine. Nel caso in cui alcuni numeri di un periodico non siano conservati in biblioteche extracittadine si è provveduto a segnalare anche la biblioteca la relativa localizzazione.
Collocazione
Segnalazione della collocazione o segnatura del periodico; se conservato in più strutture è stata anteposta la sigla relativa alla biblioteca.
Consistenza
La consistenza è stata segnalata indicando gli estremi degli esemplari posseduti (numero fascicolo e data) inclusa l’annata in numeri romani (dove presente). Il trattino medio indica la continuità temporale del posseduto, il punto e virgola indica l’interruzione della pubblicazione, ad esempio: I, n. 1 (3 aprile 1917) – II, n. 2 (4 gennaio 1918); II, n. 5 (12 febbraio 1918), sono conservati tutti i numeri dal 3 aprile 1917 al 4 gennaio 1918, poi vi è un’interruzione e il posseduto riprende con il n. 5. Soprattutto per i periodici di media e lunga durata l’esatta consistenza è riferita solo alla collezione dove si è effettuato lo spoglio, mentre nelle altre viene indicato genericamente il posseduto.
Conservazione
Segnalazione dello stato di conservazione fisica del periodico; entro parentesi quadre l’indicazione della collezione spogliata e relativo luogo di conservazione.
Studi e bibliografia
Segnalazione di studi, ricerche, riferimenti vari bibliografici relativi al singolo periodico.
Compilatore
Nominativo del compilatore o dei compilatori della scheda.